問い合わせフォーム、資料請求フォーム、採用エントリーフォームなど、企業のWebサイトにはさまざまな「フォーム」が存在します。これらのフォームから取得する情報は、営業活動やマーケティング、顧客対応の起点となる重要なデータです。
しかし、フォーム管理が煩雑になると、対応漏れや情報の分散、セキュリティリスクといった問題が発生します。

本記事では、「フォーム管理」をテーマに、自社システムとクラウドサービスの違いをわかりやすく比較し、自社に最適な選択肢を見極めるポイントを解説します。
自社に最適な仕組みを選ぶための判断材料としてぜひご活用ください。

フォーム管理が重要視される理由

効率的で安全なフォーム管理体制の構築は、情報システム担当者や経営者にとって重要なテーマではないでしょうか。
フォーム管理が重要視される理由を、3つご紹介します。

顧客対応のスピード

問い合わせへの返信が遅れれば、商談機会の損失や企業イメージの低下につながります。
顧客対応のスピードに直結するため、重要視されているのです。

データの一元管理

複数のフォームからの情報がバラバラに管理されていると、マーケティング施策や営業活動に活用しにくくなります。
データの一元管理は、業務効率化と情報活用の観点から欠かせません。

情報漏えい・不正アクセスのリスク回避

適切な管理体制が整っていないと、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。
個人情報を適切に保護する体制づくりも、企業に求められる重要な責務です。

自社システムによるフォーム管理とは

自社で独自にシステムを開発し、社内環境で運用する方法です。
スクラッチ開発や既存システムとの統合など、柔軟な設計ができる点が特徴です。

自社システムのメリット

• カスタマイズ性が高い
  業務フローに合わせた入力項目、承認プロセス、通知ルールなどを自由に設計できます。
• セキュリティを自社でコントロールできる
  自社サーバー内でデータを管理するため、セキュリティポリシーを厳格に適用しやすい点も強みです。機密情報や業界特有の規制に対応しやすく、安心して運用できます。 
• 現場の要望を反映しやすい
  既存の社内システムとの連携がスムーズであるため、フォーム情報をそのまま販売管理や顧客管理に活用しやすくなります。
  運用ルールや現場の要望に合わせて柔軟に機能を追加できます。

自社システムのデメリット

• 開発コスト・期間が大きい
  開発コストと開発期間が大きな負担となります。
  サーバーの準備、システム開発、セキュリティ対策など、初期投資が高額になりがちです。 
• 運用・保守の負担が大きい
  運用・保守も自社で担う必要があり、専任のエンジニアや情報システム担当者の確保が不可欠となります。
  法改正やセキュリティ脆弱性への継続的な対応も求められるため、長期的な運用負荷は決して小さくありません。
  

クラウドサービスによるフォーム管理とは

クラウドサービスによるフォーム管理とは、インターネット経由で利用できるフォーム作成・管理ツールを活用する方法です。
SaaS型のサービスを利用することで、サーバーの構築やシステム開発を行わずに、効率的なフォーム管理をすぐに開始できます。

クラウドサービスのメリット

• 導入スピードの速さ
  アカウントを作成すれば、即日からフォームの運用を開始できます。
  専門知識がなくても、テンプレートの使用で短時間で作成が可能です。 
• 初期費用が抑えられる
  月額課金型で利用できるため、初期費用が抑えられます。
  中小企業やスタートアップ企業でも導入しやすく、スモールスタートが可能です。 
• 運用・保守の負担が少ない
  システムの保守やセキュリティアップデートはサービス提供事業者が行うため、自社の運用負担を大幅に軽減できます。サーバーの冗長化やバックアップ体制も整っており、安定稼働が期待できます。 
• どこからでもアクセス可能
  リモートワークや複数拠点での運用にも最適です。
  データはクラウドに保存されるため、自然災害によるデータ損失も防ぎます。

クラウドサービスのデメリット

• カスタマイズ性に限界がある
  入力項目や画面デザイン、処理フローの細かなカスタマイズには制約があり、複雑な業務要件には対応しきれないケースがあります。 
• 外部サービスに依存するリスク
  サービス停止、料金改定、提供終了といった外部要因に左右されます。
  サービス提供元で障害が発生した場合、自社ではコントロールできない点もリスクのひとつです。 
• 長期的にはコストが積み上がる可能性
  サブスクリプション型のため、長期間利用すると総額が高くなる場合があります。

自社システムとクラウドサービス、どちらを選ぶべきか

フォーム管理の方法は、企業の規模や業種、セキュリティ要件によって最適解が異なります。自社の業務負荷や運用体制を踏まえたフォーム管理の設計が重要です。

自社システムが向いている企業

自社システムは、以下のような企業に向いています。

• 独自の業務フローが多く、細かなカスタマイズが必要
• 高度なセキュリティポリシーが求められる業種
• 既存の基幹システムとの密な連携が必須
• システム開発・運用を担える人材が社内にいる

長期的にフォーム管理を自社の競争力としたい企業には、自社システムが適しています。

クラウドサービスが向いている企業

クラウドサービスは、以下のような企業に向いています。

• 短期間でフォーム管理を整備したい
• 初期コストを抑えたい
• システム運用に多くのリソースを割けない
• 標準的なフォーム機能で十分に業務が回る

スピード重視で柔軟に運用したい企業にとって、クラウドサービスは非常に相性の良い選択です。